今回は、大村信夫さん著の『仕事の整理ができる人とできない人の習慣』を紹介していきます。
皆さんは、デスク周りが汚くて、いつも探し物に時間をかけてしまい、仕事の整理ができておらず、とにかく仕事が溜まってしまっているといった悩みはないでしょうか？
本書はそういった方に役立つ1冊です。
本書の著者である大村さんは、家電メーカーのマーケティング部門で勤務しながら、片付けパパとしても活動されており、講演や研修など多岐にわたってご活躍されています。
本書では、そんな著者によって、整理ができる人がやっていることが、身の回りの片付けから、タイムマネジメント、コミュニケーションなど、様々なトピックについてまとめられています！
この記事では、その本書の中から、できる人は劣後順位を考える、できない人は10割のスペースを使う、できる人は保管と保存を区別する、できる人は自分の都合の良い日を先に伝えるの4つについて紹介していきます。
仕事の整理ができる人とできない人の習慣
できる人は劣後順位を考える
皆さんには、いつか使うかもしれないと、とっておいているものや書類はないでしょうか？
中には、本当に使い所があったものもあるかもしれませんが、ほとんどはとっておいてあるものの、一度も使っていないものだと思います。
人には、損失回避の法則という性質があり、過去に下した自分の判断に対して、誤りを認めたがらないのです。
そのため、失敗を回避するために、いつか使うかもしれないと、いろんなものを捨てられずに、とっておいてしまうのです。
その結果、デスクの上が資料やもので溢れかえっているという方もいるかもしれません。
一方で、仕事の整理ができる人は、劣後順位を考えます。
劣後順位とは、やらないことを決めることです。
仕事でも、無駄なタスクを減らすためには、やらないことを決めることが大切だと言われていますが、片付けにおいても、劣後順位を決めることで、本当に必要なものだけを残すことができます。
そこで著者は、劣後順位を決める基準として、「1年間使わなかったモノで、使う日程が現時点で決まっていないものを手放す」ことをおすすめしています。
アメリカのナムレコ（国際記録管理協議会）によると、作成や収集された文章のうち、半年後に利用される文書は10%、1年後に利用される文書はたったの1%であるという統計結果が出ています。
そのため、1年間使われなかった書類は、その後99%の確率で使われず、処分してしまっても、ほとんど問題がないのです。
むしろ、99%使わないモノで溢れていることで、本当に必要なものを探すのに時間がかかってしまっては、意味がありません。
だからこそ、1年間使わなかったものは、いつか使うかもととっておくのではなく、手放すことが大切です。
そのため、ぜひ仕事でも片付けでも、劣後順位を意識して整理してみてください。
できない人は10割のスペースを使う
皆さんは、収納とは詰め込むことだと考えていないでしょうか？
デスク周りは、戸棚でも、ぎっちりと収めることができれば、スペースを無駄なく使用することができます。
ですが、ぎっちりと詰めこんでしまっては、どこに何があるか探すのに時間がかかってしまいますし、取り出したり、収納するのに時間と手間がかかるようになってしまいます。
そして、10割のスペースを使い切ってしまっていると、新しくものが増えた時に、しまうことができず、その辺に乱雑に置かれるようになってしまうのです。
そこで、収納とは詰め込むことではなく、モノを次に使う時に使いやすいように、配置することであるという意識を持つことが大切です。
そのためには、使用する収納スペースは7〜8割にとどめておいて、2〜3割は残すようにしましょう。
そうすることで、どこに何があるか把握しやすくなり、またさっと取り出すことができ、無駄な時間を減らすことができます。
この7〜8割のスペースを使うことは、仕事のスケジュールにおいても大切です。
カレンダーにぎっしりと予定を入れている人もいるかもしれません。
もしかしたら、予定がぎっしりとあることに安心感を覚えている人や、予定がスカスカだと不安を感じる人もいるかもしれません。
しかし、それでは、何かトラブルがあったときや新しい仕事が降ってきた時に、予定におさまりきらず、長時間の残業をする羽目になってしまったり、仕事が終わらなくなってしまいます。
だからこそ、何事も詰め込み過ぎはよくなく、7〜8割のスペースを使用して、2〜3割はとっておくということが大切です。
できる人は保管と保存を区別する
皆さんは、保管と保存を区別して、書類やモノを整理しているでしょうか？
もしかしたら、保管と保存は同じような意味なんじゃないの？と思われる方もいるかもしれません。
そこで本書では、保管と保存について、それぞれ次のように書かれています。
保管：必要なときにすぐに取り出せるように「一時的に」しまわれている状態
保存：日常的に使うことがなく、重要ではあるが、緊急性は低いので書庫や倉庫などにしまわれている状態
『仕事の整理ができる人とできない人の習慣』より
この保管と保存を区別できずにいると、保存しておくべきものや書類を保管してしまい、デスクの上が溢れかえってしまうなんてことになってしまいます。
それでは、頻繁に使うものでさえ、毎回探すのに時間がかかってしまい、多くの時間を無駄に使ってしまうようになります。
そのため、毎日使うようなものは、デスク周りや、すぐに取り出せる場所に保管しておいて、半年に一度や1年に一度使うようなものは、倉庫などに保存しておくことが大切です。
実際に著者のアドバイスを受けて、保管と保存を区別して、書類を片付けるようにしたことで、書類の紛失がなくなり、探し物をする時間が減った上に、残業をすることも無くなったという方がいるそうです。
そのかたは、デスクの上が片付き、綺麗になったことで、機嫌もよく、すっきりとした表情になることができました。
そのため、ぜひ皆さんもデスク周りにあるものや書類は、保管と保存で区別して片付けられているかを確認するようにしてみてください！
できる人は、自分の都合が良い日を先に伝える
皆さんは、打ち合わせの設定をする際に、相手に「直近の都合はいかがでしょうか？」と、相手の都合を先に尋ねてしまっていないでしょうか？
もしかしたら、それが礼儀だろうと思われるかもしれませんが、相手に都合を出してもらうことは、意外と相手に負担をかけていることだと本書で書かれています。
それは、都合を聞かれた相手は、自分のスケジュールを確認して、調整して、また連絡をしないといけなくなってしまうからです。
また、相手の都合の良い日に、自分のスケジュールが埋まってしまうと、また別の日を考えなければいけなくなってしまい、何度も手間が発生してしまいます。
そのため、スケジュールは相手の都合を尋ねるのではなく、先に自分の都合の良い日や場所の候補を、投げてしまう方がいいのです。
そうすることで、相手は、はいかいいえを考えればいいので、楽になります。
さらに、自分の都合の良い日や場所で打ち合わせを設定することができると、他の仕事や予定で近くに行くときなど、良いタイミングで打ち合わせをすることができます。
そうすると、1回の移動で2つの予定の終わらせることができ、効率よく仕事を進めることができます。
そのため、ぜひ皆さんも、打ち合わせなどの予定を決める時は、相手に都合を尋ねるのではなく、先に自分の都合の良い日を候補として出すようにしてみてください！
本書では、この記事では紹介しきれていない、仕事の整理ができる人がやっている習慣について、まだまだ書かれています。
そのため、デスク周りがいつも汚くて、探し物をする時間が多い、仕事の整理ができておらず、効率的に進められないと悩んでいる方は、ぜひ本書を読んでみてください！
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ではでは。